Afspraken tussen bestuur en dirigent

Vaak is het de dirigent die de artistieke leiding neemt over een koor artistiek, maar het is aan te raden dat het bestuur hierin betrokken wordt. Omgekeerd kan de dirigent ook een rol opnemen in de bestuurlijke koorwerking. Het is dus vaak een wisselwerking en daarom belangrijk om goed af te spreken wat de wederzijdse verwachtingen zijn van beide partijen en bij wie welke eindverantwoordelijkheid ligt. Denk daarbij aan volgende punten:

Artistieke werking

• Wie bepaalt de artistieke visie en ambities van het koor?
• Wie bepaalt de artistieke planning (concerten, repertoire, ...)
• Wie draagt de artistieke eindverantwoordelijkheid?
• Wie bepaalt of er artistieke ondersteuning nodig is (bv. koorcoaching, ...)?
• ...

Bestuurlijke werking

• Wie bepaalt de algemene visie en ambities van het koor?
• Welke bestuurlijke rol wordt van de dirigent verwacht (bv. organisatie concert, aanwezigheid op vergaderingen, ...)
• Wie bepaalt de bestuurlijke haalbaarheid van artistieke plannen? 
• Wie draagt de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid?
• ...

Als je de visie en ambities van het koor duidelijk vormgegeven hebt, de dirigent mee wil aansluiten bij deze visie en de verantwoordelijkheden en taken uitgeklaard zijn, dan heb je een goede basis om afspraken te maken over vergoeding. Denk daarbij aan:

• Financiële regeling vaste opdrachten (repetities, concerten)  
• Financiële regeling afwijkende opdrachten (koorweekend, koorreis) 
• Wijze van vergoeding  
• Andere financiële voordelen (bv. aankopen persoonlijke partituren , betalen inschrijvingsgeld bijscholingen/opleidingen) 

Hou ook rekening met de opleiding, achtergrond en ervaring van de dirigent, zijn/haar verwachtingen en uiteraard ook met de financiële draag- en slagkracht van het koor. 

In overleg met de Vlaamse Dirigentenvereniging werkte Koor&Stem een kader met adviestarieven uit, dat houvast kan geven aan wat een gangbare vergoeding is. De tabel wil de diversiteit in de sector erkennen: zo zijn er bedragen geformuleerd voor professioneel opgeleide dirigenten, DKO-opgeleide dirigenten en autodidacten. Bovendien hanteert de tabel ook loonvorken, zodat er maximale flexibiliteit is met het oog op ene constructieve dialoog tussen bestuur en dirigent. 

Start je met een nieuwe dirigent? Dan kan je overwegen om met een proefperiode te starten, zodat je kan ervaren of er een goeie klik is tussen zangers, dirigent en bestuur. Maak dan wel duidelijke afspraken: 

• Wanneer start de proefperiode en hoe lang zal die duren?
• Wat wordt er verwacht van de dirigent tijdens de proefperiode?
• Wil je tussentijdse feedbackgesprekken inplannen?
• Wat doe je als tijdens de proefperiode er al geen goeie match blijkt? 
• Beschrijf wat er gebeurt na de proefperiode, als die zowel positief als negatief wordt ervaren

Soms kan een dirigent niet aanwezig zijn op een repetitie, of misschien zelfs een concert. Maak in je samenwerking hierover duidelijke afspraken:  

• Is het altijd noodzakelijk om een vervanging te zoeken, of mag een repetitie ook eens geannuleerd worden?
• Hoeveel keer per koorjaar kan de dirigent zichzelf laten vervangen?
• Wie zoekt een vervanger voor de repetitie? Wie betaalt de vervanger?
• Moet een vervanger "goedgekeurd" worden door het bestuur?
• Werkt het bestuur liever met een vaste poule van vervangers?
• ...

Een samenwerking kan natuurlijk altijd stoppen om tal van redenen: nieuwe uitdaging voor de dirigent, andere keuzes van het koor, stopzetting van het koor, onmin tussen koor en dirigent, ... Welke reden ook aan de grondslag ligt, duidelijke en transparante afspraken over de voorwaarden van stopzetting zijn noodzakelijk voor een goede samenwerking.

• Bepaal de opzegtermijn en/of opzegvoorwaarden bij stopzetting zowel door de dirigent als door het bestuur
• Bepaal of en hoe de afscheidnemende dirigent betrokken wordt in de opvolging
• Voorzie in de samenwerking tussentijdse feedbackgesprekken, om stopzetting in onmin te voorkomen
• Bepaal wanneer een onmiddellijke stopzetting onvermijdelijk is (bv. grensoverschrijdend gedrag)