Hoe maak ik een goede projectbegroting?

Het organiseren van een concert of evenement met je koor vraagt om een heldere financiële aanpak. Een goed opgestelde begroting biedt houvast, geeft inzicht in kosten en inkomsten, en helpt om financiële risico’s te vermijden. Maar hoe begin je eraan? In dit artikel leggen we uit hoe je een duidelijke begroting opstelt, inclusief voorbeelden van kosten- en inkomstenposten.

Laatste wijziging: 15 mei 2025

Een succesvol project organiseren begint met een goed plan, want zonder een duidelijke financiële basis kan zelfs het beste idee spaak lopen. Het opstellen van een projectbegroting is een onmisbare stap. Een goede begroting helpt je om kosten en inkomsten in balans te houden, onverwachte uitgaven op te vangen en samenwerkingen met partners financieel helder te maken.

Inkomsten

Kies voor je inkomstenstroom voor een gezonde mix van financieringsmogelijkheden. Spreek zowel interne als externe geldstromen aan om jullie begroting in evenwicht te brengen. Meer weten over de vele opties en hoe hieraan te beginnen? Lees dan eerst dit artikel.

Uitgaven

Een projectbegroting bestaat anderzijds uit een overzicht van alle kosten. Bij het opstellen van je begroting kun je de uitgaven structureren in drie hoofdcategorieën. Dit sjabloon zet je alvast goed op weg.

 

Artistieke kosten

Deze kosten zijn direct gerelateerd aan de inhoud en uitvoering van je project. Denk hierbij o.a. aan:

  • Honoraria aan artistieke medewerkers: dirigenten, solisten, muzikanten, choreografen, juryleden, presentatoren, componisten en/of arrangeurs, enz. Inclusief hun vervoersonkosten. 
  • Partituren: aankoop, huur, of licenties voor partituren.
  • Instrumentenhuur: huur van alle benodigde instrumenten. Denk ook aan kosten voor het stemmen van een piano.

Opgelet: Maak een onderscheid tussen de vergoeding van jullie dirigent voor de reguliere repetities en eventueel de extra repetities in de aanloop naar een specifiek project (of een extra dirigent). Enkel die laatste horen thuis in een projectbegroting.

Organisatiekosten

Deze omvatten de operationele en technische aspecten die nodig zijn om het evenement te organiseren. Denk hierbij aan:

  • Auteursrechten: betalingen aan SABAM (via Unisono) of andere instanties.
  • Technische ondersteuning: geluidsinstallatie, lichttechniek, of een podium.
  • Huur van locaties: concertzaal, repetitieruimtes of backstageruimtes.
  • Video- of audiocaptatie: professionele opnames voor promotie of archivering.
  • Administratiekosten zoals: extra verzekeringen (bv. instrumenten), badges, kantoorbenodigdheden, vervoersonkosten en parkeerbonnetjes medewerkers, enz.
  • Cateringkosten: brouwer, boodschappen voor eten en drinken. 

  • Varia: decoratiemateriaal, huur camionette, overnachtingen, attenties voor artistieke medewerkers, vrijwilligers, prijzen voor winnende koren, enz.

Communicatiekosten

Deze kosten zijn nodig om publiek te bereiken en je project te promoten (bv. bij sponsors). Denk aan:

  • Drukwerk: ontwerp en laten drukken van flyers, affiches, programmaboekjes.
  • Foto- en/of videografen ter plaatse en de 'producten' die zij afleveren (bv. aftermovie, bewerkte foto's, enz.). 
  • Social media-advertenties: betaalde campagnes op platformen zoals Facebook of Instagram.
  • Portkosten: versturen van uitnodigingen of programmaboekjes naar stakeholders.
  • Website: hostingkosten of een update van je bestaande site n.a.v. dit project.
  • Enz.

 

Enkele tips

  • Vraag offertes op voor de belangrijkste kostenposten, zoals locaties en techniek.
  • Bouw een buffer in: Voorzie 10-15% van je budget voor onvoorziene uitgaven.
  • Gebruik hulpmiddelen: het begrotingssjabloon van Koor&Stem maakt het werk eenvoudiger. 
  • Er zijn subsidies, specifiek voor koren. Kom er alles over te weten in het artikel 'Welke subsidies kan ik allemaal aanvragen?'.

  • Evalueer na afloop: Bekijk of je begroting realistisch was en leer voor de toekomst.

 

Ondersteuning

Laat je graag je begroting eens nakijken? Bij Cultuurloket kan je gratis advies op maat aanvragen via hun contactformulier. Zij bellen jou op en kunnen desgewenst een gratis afspraak van een uur inplannen met één van hun experten.