Inschrijven

Inschrijven kan vanaf 15 oktober 2022 tot 1 maart 2023, voor de ateliers en voor de study tour. We kijken er naar uit jullie allemaal te verwelkomen. Wacht best niet te lang, de festivalaccommodatie is beperkt beschikbaar. Lees voor je inschrijft de informatie bij 'prijzen', hieronder bij de voorwaarden, en in de FAQ's.

15 oktober 2022

Inschrijven kan vanaf 15 oktober, 9u00.

februari

Vergeet niet je voorschot te betalen, voor 1 maart.

1 maart 2023

Einde van de inschrijvingen.

april

Stuur ons je gedetailleerde deelnemerslijst voor het einde van de maand.

mei

Je saldofactuur wordt opgestuurd, te betalen voor 1 juni 2023.

juni

We sturen je de laatste praktische info en het dagschema. Tot binnenkort in Gent!

Voorwaarden en bepalingen

Algemeen

  • Het aantal deelnemers aan het festival is beperkt. Inschrijvingen na de deadline van 1 maart 2023 zijn enkel mogelijk in geval van beschikbaarheid van plaatsen.
  • Bij inschrijving bevestigt het koor dat het van alle ouders toestemming heeft voor het filmen en fotograferen van hun kinderen tijdens het festival, en voor het gebruik van dit materiaal door Koor&Stem en door de European Choral Association voor toekomstige evenementen. Deelnemers aan de Study tour bevestigen dit individueel.

Ateliers

  • Het aantal plaatsen in elk atelier is beperkt. De organisatoren garanderen niet dat elk koor het atelier van zijn eerste keuze krijgt toegewezen.
  • Toelating tot de ateliers is niet afhankelijk van de datum van inschrijving maar van een combinatie van factoren zoals een goede balans van stemmen, leeftijden en landen. Voor meer info, zie de FAQ.
  • Als de leeftijden van de zangers zoals opgegeven op je gedetailleerde deelnemerslijst, verschillen van de leeftijden die je bij inschrijving opgaf, dan kan de organisatie je een ander atelier toewijzen.

Deelname

  • Inschrijven kan vanaf 15 oktober 2022 tot 1 maart 2023.
  • De deelnameprijs is hetzelfde voor zangers en niet-zangers (dirigenten, begeleiders, iedereen die gebruik wil maken van de diensten van het festival) en deelnemers aan de Study tour.
  • Een noodzakelijke 1-op-1-begeleider van een deelnemer met een handicap betaalt geen deelnameprijs.
  • Het toevoegen van extra groepsleden na uw inschrijving is afhankelijk van de beschikbaarheid. Neem contact en we bekijken wat mogelijk is.
  • Als het aantal personen verandert na de voorschotten, wordt het verschil verrekend in het saldo.

Festivalaccommodatie

(Scouts De Zebra's, internaten, Treck hostel)

  • De plaatsen zijn beperkt. De datum van uw inschrijving bepaalt de chronologie.
  • Na reservatie (op je inschrijvingsformulier) laten we je weten of je gekozen accommodatie nog beschikbaar is, indien dit niet het geval is stellen we een alternatief voor.
  • Lees de FAQ over de festivalaccommodation en de 'huisregels' die van toepassing zijn.
  • We vragen een waarborg van €300 per koor, te storten voor 1/6/23. Deze wordt teruggestort na het festival. Als leden van je groep schade veroorzaken of de accommodatie zo vuil achterlaten dat extra kuisploegen ingezet moeten worden, dan wordt deze kost van je waarborg afgetrokken.  

Reserveringscode & zelf reserveren

  • Als je kiest voor een accommodatie met reserveringscode (Jeugdherberg, Ibis budget), dien je u zelf contact op te nemen met deze accommodatie nadat wij je de informatie hebben toegestuurd. De betalingen worden rechtstreeks aan de accommodatie gedaan. Er gelden specifieke regels voor reservering en annulering.
  • Als je zelf een accommodatie zoekt, gelden specifieke boekings- en annuleringsregels.
  • Het is raadzaam een reisverzekering af te sluiten voor annuleringen van rechtstreeks geboekte accommodatie.

Betalingen en annulatie

Voorschot voor deelname

  • Na inschrijving sturen wij een factuur voor een voorschot van € 100 per persoon, te voldoen vóór 1 maart 2023.
  • Het voorschot wordt bij annulering (groep of individueel) vóór 1 maart 2023 volledig terugbetaald. Na 1/3/23 wordt het niet terugbetaald, tenzij de organisator annuleert.
  • Indien het voorschot niet tijdig wordt betaald, tellen je atelierkeuzes niet mee bij de toewijzing van de ateliers.

Voorschot voor festivalaccommodatie

(Scouts De Zebra, internaten, Treck Hostel)

  • Wij sturen een factuur voor het reserveringsvoorschot van € 80 per persoon, te betalen binnen 4 weken (factuurdatum), om uw reservering actief te houden.
  • Het reserveringsvoorschot is slechts gedeeltelijk terugbetaalbaar. Annuleringen (van koor of individuen) voor 1 maart 23: 50% terugbetaling. Annulering na 1 maart 2023: geen terugbetaling (tenzij annulering door de organisatoren).
  • Indien je het reserveringsvoorschot niet binnen 4 weken na factuurdatum betaalt, komt de accommodatie vrij voor andere groepen.

Saldo

  • In april 2023 sturen wij een factuur voor je saldobetaling, te voldoen voor 1 juni 2023.  Het saldo is voor je deelname, festivalaccommodatie en festivalmaaltijden.
  • Bij annulering (groep of individueel) voor 1/6/23 wordt het saldo volledig terugbetaald, met uitzondering van €20 per persoon administratiekosten (max. €200 per koor). Na 1/6/23 wordt het niet meer terugbetaald, behalve als de organisator annuleert.
  • Het niet betalen van het saldo wordt beschouwd als een annulering van uw deelname.

Annulering door de organisatoren (pandemie of overmacht)

  • Als het evenement wordt afgelast door een officiële richtlijn van de Belgische overheid of in geval van onvoorziene omstandigheden, krijgen alle deelnemers hun volledige inschrijvingsgeld terug, behalve €20 per persoon administratiekosten (max €200 per koor).
  • Indien het festival wel kan doorgaan, maar je groep niet kan komen, omwille van officiële richtlijnen van je overheid, krijg je het volledige bedrag terugbetaald min €20 per persoon administratiekosten (max €200 per koor).
  • Als er specifieke Belgische richtlijnen gelden voor het festival en zijn deelnemers, moet je deze voorschriften volgen.
Terug naar boven