Hoe een vzw oprichten
Heb je als koor de keuze gemaakt om een vzw te worden? Dan moet je een aantal stappen ondernemen. Hieronder een overzicht.
Een koorbestuur dat een vzw wil oprichten, moet een hele procedure volgen: de statuten moeten worden uitgeschreven, de eerste bestuurders benoemd, de documenten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, het UBO-register invullen enz. Moeilijk is dat niet, maar het vraagt wel extra energie en een goede opvolging.
Ben je nog niet zeker of een vzw oprichten de juiste keuze voor jullie is? Bekijk dan deze pagina.
Stap 1: de oprichting
Je moet minstens met twee zijn om een vzw op te richten. De oprichters zijn de effectieve leden en staan aan het roer van de vereniging.
Stap 2: de akte
De oprichting wordt officieel gemaakt in een akte. Die akte luidt meestal als volgt: 'op datum x, hebben volgende mensen (opsomming oprichters) besloten om een vzw op te richten waarvan de statuten luiden als volgt'. De statuten maken deel uit van de oprichtingsakte en zijn de grondbeginselen van de organisatie van de vzw. Naast de statuten voeg je ook de benoeming van de bestuurders door de Algemene Vergadering toe met voornaam, familienaam en adres, geboorteplaats en -datum. Hierbij vind je een aantal handige links met concrete tips en voorbeelden:
- Je kan modelstatuten terugvinden op ikorganiseer.be.
- Op scwitch.be vind je een statutenbouwer terug.
- Je kan advies vragen bij het Vlaams studie- en documentatiecentrum voor vzw's.
- Via de database van de kruispuntbank van ondernemeningen (KBO) kan je alle statuten van bestaande vzw's terugvinden, handig als je eens wil vergelijken hoe andere koren hun statuten hebben opgesteld.
Stap 3: bekendmaken
De oprichtingsakte moet door alle oprichters ondertekend worden en neergelegd worden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van jouw arrondissement. Digitaal indienen gaat meestal sneller en is ook goedkoper. Een uitgebreide handleiding vind je hier.
Stap 4: de rekening
Na neerlegging krijg je een eigen exemplaar van de statuten. Met dit document kan je naar de bank gaan om een (professionele) bankrekening voor de vzw te openen.
Lees ook
Hoe ziet het bestuur van een vzw er idealiter uit? En wat zijn de belangrijkste taken?
De algemene vergadering en het bestuursorgaan zijn sowieso verplichte onderdelen van een vzw. Daarnaast kunnen ook nog dagelijkse bestuurders worden aangesteld in de statuten. Aangezien elke verandering in het bestuur officieel moet worden gemeld bij de griffie van de ondernemingsrechtbank en ook geld kost, is het aan te raden om meteen de 'juiste' personen te kiezen: mensen van wie je weet dat ze voor lange tijd bij je vzw betrokken zullen zijn.
Hoe de boekhouding van een vzw doen?
Om de boekhouding van een vzw op de juiste manier bij te houden, hoef je niet per se een boekhouder te zijn of te hebben. De essentie van de boekhouding is dat je voor alle inkomsten en uitgaven op de rekening van de vzw, een geldig bewijsstuk kan voorleggen.
Wat moet je doen als er wijzigingen zijn binnen de vzw?
Wijzigingen in de samenstelling van het bestuursorgaan en van de statuten moeten toegevoegd worden aan het dossier van de vzw bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Die moeten ook gepubliceerd worden in het Staatsblad en de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Voorafgaand moet uiteraard eerst de Algemene Vergadering worden bijeengeroepen omdat zij bevoegd zijn voor statutenwijzigingen, benoemingen, ontslagen en mandaten van bestuurders.
Hoe beëindig je een vzw?
Wanneer je de activiteiten van je koor wil stopzetten, kan je beslissen om de vzw te ontbinden. Hieronder overlopen we de verschillende stappen:
- de algemene vergadering moet worden bijeengeroepen om te beslissen over de ontbinding en minstens 2/3e van de leden moeten aanwezig zijn op de stemming. De beslissing kan enkel worden genomen bij een 4/5e meerderheid.
- als een vzw beslist om ermee te stoppen, moet ze al haar bezittingen aan een andere vzw geven met een gelijkaardig doel. Dit staat bepaald in de statuten van de vzw.
- de algemene vergadering moet één of meerdere vereffenaars aanduiden. Het kan gaan om een lid of bestuurder van de vzw, maar ook om een advocaat, boekhouder, penningmeester,... De vereffenaar neemt het bestuur van de vzw over en zorgt ervoor dat alles tot een goed einde komt.
- alle beslissingen van de algemene vergaderingen moeten gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad.