U bent hier

Koren die zijn aangesloten bij Koor&Stem gebruiken voortaan het platform Twizzit. Dat is een efficiënt en gebruiksvriendelijk ledenbeheersysteem, CRM, planningstool en verschillende optionele modules om de interne en externe communicatie te ondersteunen, een eenvoudig financieel pakket, … Het zijn maar enkele van de extra features die het platform biedt. 

CRM en groepsindeling

Als lid van Koor&Stem krijg je een CRM-systeem (Contact Relationship Management) waarmee je niet enkel je leden beheert, maar ook je oud-leden, je sympathisanten, je nieuwsbriefabonnees, … Gemakkelijk filteren, overzichtelijke groepen maken, gegevens up-to-date houden: gedaan met het bijhouden van aparte Excel-bestanden. Alles kan in Twizzit! 


Agenda en planning

Bovendien krijg je ook toegang tot de agendafunctie binnen Twizzit. Maak een evenement aan, plan een wekelijkse repetitie of een uitzonderlijk repetitieweekend, en vraag je zangers om in Twizzit aan te duiden of ze aanwezig zullen zijn op deze activiteiten. Krijg dus in real-time een zicht op de aan- en afwezigheden!

Toegang voor zangers

Inderdaad, ook dat is standaard inbegrepen in je lidmaatschap: elk koorlid kan je toegang geven tot Twizzit, zowel via de website als via een mobiele app. Zangers kunnen zo zelf hun eigen gegevens bijwerken en op de hoogte blijven van het reilen en zeilen van het koor! 


Extra mogelijkheden bijbestellen?

Daarnaast heeft Twizzit nog vele andere features die je als koor extra kan bijbestellen. Een module om externe nieuwsbrieven te versturen? Check! Een eenvoudige website-builder? Check! Een online ticketing systeem? Check! Een upgrade aanvragen kan binnenkort (voorzien in maart 2023) eenvoudig via je Twizzit-omgeving.
Bezoek de website van Twizzit.

Sinds juni 2022 kreeg elke voorzitter en ledenadministrator van een bij Koor&Stem aangesloten koor toegang tot de eigen beheeromgeving in Twizzit, zowel via het web als via de app.

Hier inloggen

Handleidingen

We stellen hier een handleiding en webinar ter beschikking.  De basisprincipes en -functionaliteiten van het Koor&Stem ledenbeheer via Twizzit worden hier in grote lijnen besproken: hoe inloggen, interface en terminologie, leden beheren, koorgroepen aanmaken, ... Je kan er blijvend van gebruik maken en naar teruggrijpen ter ondersteuning bij het gebruik van Twizzit. 

Handleiding "Seizoen aanmaken en groep kopiëren"

Handleiding "Toevoegen van nieuw koorlid"

Handleiding "Verwijderen van een gestopt koorlid"

Instructievideo's

Hier vind je vele korte video's over specifieke onderwerpen, handelingen en functionaliteiten in Twizzit. Hoe maak je een nieuw seizoen aan en kopieer je de huidige koorgroep(en) naar het nieuwe seizoen? Hoe ken je snel de juiste lidmaatschappen toe? Hoe wijzig je de profielgegevens van het koor? Op deze en andere vragen vind je het antwoord in onderstaande instructievideo's!

ledenAdmin nieuwsbrieven

Om aangesloten koren in het nieuwe platform Twizzit zo goed mogelijk te begeleiden sturen we tweewekelijks een korte nieuwsbrief naar de ledenadmins. Daarin stellen we enkele handige features van het platform voor en leggen we uit hoe je ermee aan de slag gaat. Ook hier te raadplegen.

Nieuwsbrief Lidmaatschap 2022-2023 Hier lezen
Nieuwsbrief #1 Staan alle gegevens juist in Twizzit? Hier lezen
Nieuwsbrief #2 Agenda en aanwezigheden HIER LEZEN
Nieuwsbrief #3 Je koorleden op Twizzit Hier lezen
Nieuwsbrief #4 Chatten via Twizzit Hier Lezen

Faq

Welk lidmaatschap moet ik kiezen?

Als je je koor aansluit bij Koor&Stem, dan sluit je ook je koorleden aan bij Koor&Stem. Zij genieten dan ook mee van de voordelen, zoals bv. korting op vormingen, projecten en concerten. Dit doe je door een lidmaatschap Koor&Stem vzw aan te duiden voor je zangers. In dat lidmaatschapstype zijn er 4 keuzemogelijkheden: een niet-verzekerd lidmaatschap (je koor sluit zelf een wettelijk verplicht BA af voor de leden), een BA-verzekerd lidmaatschap, een LO-verzekerd lidmaatschap of de combinatie van een BA-LO lidmaatschap. Welk type je ook verkiest,  het is belangrijk dat alle leden het lidmaatschap Koor&Stem vzw krijgen.

Twizzit is een platform dat heel wat kan betekenen voor de reguliere werking van je koor. Het uitgebreid CRM-systeem stelt je in staat om al je contacten, gerelateerd aan je koorwerking, bij te houden. Denk hierbij aan oud-leden, sympathisanten, concertbezoekers, vrijwilligers, ... Misschien heeft je koor wel een werking rond "vrienden van" of "steunende leden", zijnde sympathisanten die graag een kleine financiële bijdrage betalen om de koorwerking te ondersteunen. Precies daarom kan je in Twizzit een "lidmaatschap eigen organisatie" toevoegen. Zo kan je bv. alle steunende leden een lidmaatschap "steunend lid" geven. Dit organisatie-gebonden lidmaatschap is optioneel, en is dus niet verplicht te gebruiken.

In dit kort filmpje leggen we het nog eens voor je uit!

Kan ik vanuit Twizzit naar een volledige koorgroep een bericht sturen?

Ja, dit is een extra feature die we voor jullie mogelijk hebben gemaakt binnen het basispakket van Twizzit. Er zijn twee manieren om dit te doen:

Via de chat-module kan je gemakkelijk een gesprek opstarten, met één of meerdere contacten, één of meerdere groepen, ... Op het helpcenter van Twizzit vind je meer info over hoe je dit precies doet. De stap-voor-stap uitleg wordt vergezeld door een handig filmpje. De ontvangers van je gesprek krijgen dan zowel een mail als een melding op de app van Twizzit (installatie van de app Twizzit is noodzakelijk voor de ontvanger).

Het kan zijn dat je deze chat-optie niet zo handig of overzichtelijk vindt. Dan bestaat er ook een work-around via het menu "Beheren". Bekijk deze korte how-to video waarin we je beide opties stap voor stap uitleggen.
 

Wat is het verschil tussen een "groep" en een "werkgroep"?

In Twizzit kan je als admin onder "Beheer groepen" kiezen voor twee soorten groepen: "groepen" en "werkgroepen". We verduidelijken even wat het verschil tussen beide types is:

  • bij "groep" zie je sowieso al je koorgroep staan, die dan gelinkt is aan Koor&Stem als aangesloten koor. Deze soort groepen worden gearchiveerd/bijgehouden per seizoen, maw. elk nieuw koorjaar moet je de koorgroep kopiëren naar het nieuwe seizoen. Dit zorgt voor een mooie, overzichtelijke historiek van je koorwerking: wie zong er wanneer in het koor? Misschien wil je nog andere groepen toevoegen, bv. de 4 stemmen apart? Dat doe je dan ook best als "nieuwe groep", gebonden aan het seizoen.
  • Een "werkgroep" heeft als belangrijkste verschil dat deze niet gebonden is aan seizoen. Belangrijkste voorbeelden van toepassing hiervan is bv. je bestuur, je poule van vrijwilligers, je oud-leden, ... Dit zijn groepen die over seizoenen heen weinig of niet wijzigen in samenstellingen, en daarom gebruik je hiervoor best het type "werkgroep". Let op: een werkgroep kan niet gelinkt worden aan Koor&Stem. Net daarom kan je een koorgroep dus niet als werkgroep opzetten. 

Waar vind ik mijn factuur terug in Twizzit?

Als je factuur nog niet betaald is, dan zie je een melding staan op het Dashboard (onder "Beheren") aan de rechterkant van het scherm als "openstaande factuur". Heb je je factuur betaald, dan verdwijnt de melding op het dashboard. Je vindt de factuur dan terug via Beheren > Beheer Organisatie. Daar kies je bovenaan voor de 3e optie "Facturen". Daar kan je meteen ook de betaalstatus opvolgen.

TOEGANG TOT TWIZZIT

Wanneer exact krijgen we toegang tot het nieuwe systeem?

Alle 'voorzitters' en 'ledenadministratoren' van de bij Koor&Stem aangesloten koren kregen op woensdag 8 juni 2022 een mailtje met de uitnodiging een login aan te maken met gebruikersnaam en wachtwoord. Daarmee krijg je als admin toegang tot de kooromgeving. Hou die gegevens dus goed bij. Hier in de instructievideo tonen we het voor. 

Gebruikersnaam of wachtwoord vergeten?

Surf naar app.twizzit.com en klik onderaan op 'Gebruikersnaam of wachtwoord vergeten?' Volg dan deze eenvoudige stappen om het wachtwoord en/of de gebruikersnaam van je account opnieuw in te stellen. Het wachtwoord wordt verzonden naar het eerste e-mailadres (email 1) dat staat opgegeven in jouw contactprofiel op Twizzit. 

Wie is er admin van de eigen kooromgeving?

Aanvankelijk heeft Koor&Stem de 'ledenadministrator' en 'voorzitter' van de aangesloten koren admin gemaakt van de eigen Twizzit-omgeving. Maar je hebt ook zelf de mogelijkheid om extra admins toe te voegen als je dat zou willen. (zie p.27 in de handleiding). 

Kunnen de koorleden zelf ook toegang krijgen tot Twizzit?

Ja dat kan. En het is ook nodig als je ervoor kiest om het Twizzit-platform ten volle te gebruiken: koorleden met een account kunnen dan hun eigen gegevens up-to-date houden, interne nieuwtjes raadplegen en hun aanwezigheid in de kalendermodule aangeven. We raden wel aan om ruim de tijd te nemen om als admin het platform goed te leren kennen alvorens je uitnodigingen uitstuurt naar de koorleden.

Geen activatiemail ontvangen?

Check zeker ook even je spammapje? Niks te vinden? Neem dan contact met ons op via ledenbeheer [at] koorenstem.be. We dubbelchecken het e-mailadres en sturen opnieuw.

leden beheren

Onze leden zijn niet verzekerd via Koor&Stem. Moeten we die dan aansluiten?

Ja, dat is de bedoeling. Je geeft dan de koorleden een aansluiting van het type 'niet-verzekerd' en dit heeft uiteraard geen impact op de kostprijs van het lidmaatschap. Hier in de instructievideo zie je de handeling.

In Twizzit kunnen we meer gegevens van onze leden doorgeven dan in het vorige portaal? Moet dat dan ook?

Aangezien Twizzit erop gericht is om een laagdrempelige maar performante oplossing te bieden voor een efficiënt ledenbeheer raden we je zeker aan om zoveel mogelijk gegevens van je koorleden in te vullen in het platform. Dat zorgt ervoor dat je geen aparte database of ledenlijst meer moet bijhouden - alles zit dan eenvoudigweg in Twizzit. 

Worden alle gegevens van koorleden gesynchroniseerd met Koor&Stem?

Ja, alle persoonsgegevens worden gesynchroniseerd met de database van Koor&Stem. In onze privacyverklaring kan je nalezen wat de koepel met deze gegevens doet. Belangrijk daarbij te onthouden is dat deze gegevens nooit aan derden worden bezorgd.

Onze koorleden waren verzekerd, maar in Twizzit staan ze allemaal niet-verzekerd? Klopt dat?

We zijn ons bewust van dit probleem. Bij de import naar Twizzit is een IT-technische foute waarde meegegeven, waardoor de leden als niet-verzekerd staan.  Je kan eenvoudig de lidmaatschappen voor je koorleden aanpassen naar het juiste type (BA, LO of BA+LO). Wees gerust: de gevraagde verzekering, geregistreerd in het vorige ledenportaal, blijft wel van kracht.

Een koorzanger zingt niet meer in het koor, maar staat wel nog geregistreerd in de ledenlijst. Hoe kan ik dat aanpassen?

Bij de overdracht van gegevens uit de vorige database kan het inderdaad zijn dat sommige oud-leden toch als "actieve leden" zijn geïmporteerd. Deze contacten kan je uiteraard verwijderen uit je ledenlijst door de volgende stappen te volgen vanuit de module "Beheer groepen"

  • Klik op het contact dat je wenst te verwijderen - het profiel van deze persoon wordt geopend
  • Verwijder de link met de groep: klik in het menu boven op "Gelinkt aan" en klik dan op "Verwijder" bij de groep
  • Deactiveer het lidmaatschap bij Koor&Stem: scroll naar de sectie "Lidmaatschappen" en kies bij de 3 verticale puntjes rechts voor "Beëindig lidmaatschap".

Als je deze stappen volgt, dan is de persoon niet meer gelinkt aan Koor&Stem (lidmaatschap) en niet meer gelinkt aan het koor (groep). Je vindt het contact wel nog steeds terug in CRM; dat kan handig zijn als je die wel nog wil uitnodigen voor een volgend concert bv. We raden aan om contact van oud-koorleden nooit uit CRM (en dus volledig) te verwijderen

In dit kort filmpje tonen we je hoe je een zanger uit je koorgroep verwijdert.

Op mijn factuur staan meer koorleden vemeld dan in de koorgroep. Hoe kan dat?

Als je gestopte koorleden wil schrappen, dan zijn er 2 handelingen nodig:
1/ verwijderen uit de koorgroep én
2/ het lidmaatschap Koor&Stem beëindigen.

Als je nog steeds koorleden op de factuur ziet, maar niet in de groep, dan ligt het vaak aan het feit dat het lidmaatschap Koor&Stem niet beëindigd werd. Je kan dit eenvoudig zelf oplossen:

  • ga onder "Beheren" naar CRM (menu-items in de linkse blauwe balk);
  • zoek daar naar de naam van het oud-koorlid en klik op de naam, zodat de profielpagina opent
  • in het 3e grijs gekleurde kader "Lidmaatschappen" zie je wellicht nog het lidmaatschap Koor&Stem actief staan
  • klik op de 3 verticale puntjes en kies voor "Beëindigen"

Vind je het oud-koorlid niet meer terug via CRM? Neem dan even contact met Koor&Stem via ledenbeheer [at] koorenstem.be !

We verwijzen ook naar dit filmpje. Hier leggen we uit hoe je een koorlid “volledig” kunt schrappen.

In de lijst van mijn groep zie ik namen met een rood kruisje. Wat betekent dit?

Als je in de groepslijst rode kruisjes tegenkomt naast de namen van je koorleden, dan betekent dit dat voor die persoon geen lidmaatschap bij Koor&Stem is afgesloten. Je kan dit eeenvoudig aanpassen:

- klik op de naam, zodat de profielpagina opent;
- in het kader "Lidmaatschappen" zie je rechts in het groen "Voeg toe", waar je op klikt
- in het volgende venster kies je voor "Lidmaatschap Koor&Stem vzw"
- in het laatste venster kies je het gewenste type (niet-verzekerd, BA-verzekerd, LO-verzekerd, BA+LO-verzekerd)

Terug naar boven