Werven van koorleden, een koud kunstje?
Werven is een continu proces en vraagt een zekere ‘doorsijpelingstijd’. Toch kan elk koor succes boeken. Makkelijk gezegd, maar hoe pak je dit aan? Om je slaagkansen te verhogen, stellen we een beknopt stappenplan voor.
Stap 1: geef je koor een gezicht
Als het over werven gaat, hebben we de neiging om direct actie te willen ondernemen. Zet eerst een stap terug! Om nieuwe koorleden te prikkelen, moet je weten wat je wil, waar je sterk in bent en waar je kansen liggen. Analyseer daarom vooraf je identiteit en imago. Zo voorkom je dat je de verkeerde mensen aantrekt of dat goede koorleden voortijdig afhaken. De identiteit is de persoonlijkheid van je koor en de manier waarop het zichzelf positioneert. Met imago bedoelen we het beeld dat de buitenwereld van je werking heeft.
Bedenk na je analyse een frisse en wervende boodschap waarin je in enkele zinnen vertelt waarvoor je koor staat. Zet je koorwerking regelmatig in de spotlights en verspreid je boodschap via meerdere communicatiekanalen tegelijk. Zo verwerf je naamsbekendheid en verlaag je de drempel om erbij te komen. Je koor krijgt ‘een gezicht’ en kandidaten weten wie ze kunnen aanspreken.
Stap 2: Bepaal je wervingsdoel
Hoe concreter en realistischer je doelstelling, hoe gemakkelijker je er mensen voor kan aanspreken. Je zoekt antwoorden op vragen: voor welke activiteiten zoeken we koorleden? Projectmatig of voor een langdurig engagement? Hoeveel tenoren zoeken we? Binnen welke termijn? Wat je graag doet, doe je goed. Bied flexibele engagementen aan, aanpasbaar naargelang de behoefte en de beschikbare tijd van (koor)leden.
Stap 3: Beschrijf het geknipte koorlid
Welk type koorlid zoek je? Hoe meer je over je doelgroep weet, hoe gerichter je kan werven. Leg de lat niet te hoog maar ook niet te laag. Houd in je achterhoofd dat koorleden kennis kunnen verwerven en zangtalent ontwikkelen.
Stap 4: Verwoord en verpak je wervingsboodschap
Nu je weet wat je wilt bereiken en wie je daarvoor kan aanspreken rijst de vraag: wat ga ik vertellen en hoe ga ik het formuleren? Kies een leuk beeld, een sprekende en aantrekkelijke boodschap, kortom iets opvallends. Wees ondubbelzinnig en druk je positief uit. Details houd je beter voor tijdens de kennismakingsbabbel.
Stap 5: Verspreid je wervingsboodschap
Er is niet één recept dat werkt voor jan en alleman. Welk communicatiekanaal je best gebruikt, is afhankelijk van het doel, de doelgroep, tijd en middelen. Zorg voor een goede communicatiemix en houd rekening met leeftijdsspecifieke voorkeuren. Gebruik minstens zeven aantrekkingstechnieken en communicatiekanalen tegelijk!
Stap 6: wie doet wat wanneer?
Om ervoor te zorgen dat alle onderdelen van een wervingsactie vlot op elkaar zijn afgestemd, is het nuttig om een draaiboek op te stellen. Het bevat gedetailleerd in chronologische volgorde wie, wat, waar, wanneer en met welke middelen. Zo krijgt elke betrokkene de kans om zijn duit in het zakje te doen en wordt het wervingsplan gedragen door het hele koor(bestuur).
Stap 7: zet de stap en onderneem actie
De tijd is rijp om je te positioneren. Gebruik het wereldwijde web, ga ‘de straat‘ op met z’n allen. Je straalt een energieke sfeer uit en dat werkt aanstekelijk voor kandidaat koorleden. Wie wil er nu niet bij zo’n toffe groep horen?
Stap 8: evalueer je wervingsplan en stuur zo nodig bij
Om te weten of je wervingscampagne geslaagd is, evalueer je niet enkel op het einde van de rit. Na elke stap stuur je bij waar nodig. Na afloop formuleer je actiepunten om het wervingsplan te optimaliseren en een nieuwe cyclus in gang te zetten. Maak er een sfeervolle en tegelijk constructieve bijeenkomst van met een hapje en drankje. Elk koorlid zal gemotiveerd zijn om bij de volgende wervingsactie opnieuw de handen uit de mouwen te steken.
Kort samengevat
Bespreek en beschrijf helder en bondig:
- Het profiel van het koor
- Doelstelling van het koor
- Het repertoire
- Het profiel van de gezochte zanger
- Verwachtingen t.o.v. de nieuwe zanger
Via alle mogelijke, beschikbare kanalen wervend communiceren is belangrijk.
Succes!