Hoe als organisator betrouwbaarheid uitstralen zodat iedereen zich welkom voelt?

Zorg dat de doelgroep voor je evenement zich veilig en goed voelt om op je evenement aanwezig te zijn. Een goede communicatie en brugfiguren doen wonderen!

Betrouwbaarheid draait voor Koor&Stem over het opbouwen van vertrouwen bij de deelnemers.

Communiceer en Capteer

• Wees eerlijk over wat je wél en niet kan garanderen op vlak van de bereikbaarheid van het evenement en communiceer hier duidelijk over.
• ​Voorzie een telefoonnummer en een mailadres waar personen met een beperking vooraf en tijdens het evenement terecht kunnen met hun vragen. Dit kanaal is beschikbaar van zodra de ticketverkoop start. 
• Zorg dat mensen op voorhand kunnen doorgeven welke ondersteuningsbehoeften wenselijk zijn (bij inschrijving of per mail/telefoon). 
• Creëer tijdens het concert een fysiek infopunt voor bezoekers, artiesten en vrijwilligers met vragen over toegankelijkheid.

Garandeer

• Doe wat je belooft!
• Brief de medewerkers en vrijwilligers over de toegankelijkheidsfaciliteiten (sanitair, lift, routes, rolstoelplaatsen,...).
• Laat begeleiders van personen die jouw activiteit niet zelfstandig kunnen bijwonen gratis toe op je evenement. 
• Maakte je gebruik van een solidair prijzenbeleid? Zorg dan dat het gekozen tarief of de kortingen nergens te lezen staan op tickets, aanwezigheidslijsten, enz. 
• Worden er beelden gemaakt tijdens je evenement? Of zijn er felle lichtflitsen te zien tijdens je concert? Communiceer dat dan duidelijk.
• Organiseer je een activiteit in samenwerking met een andere organisatie? Brief hen over de toegankelijkheidsinspanningen die jullie doen en sensibiliseer hen om hetzelfde te doen. 

Profileer

• Gebruik in je communicatie steeds het logo en de look&feel van je koor en vermijd zoveel mogelijk afwijkende huisstijlen. 
• Als je kwetsbare groepen wil aanspreken, maak dan gebruik van brugfiguren of organisaties die door de doelgroep goed gekend zijn. 
• Werk belevenispakketten uit voor kwetsbare doelgroepen waarbij ze in een veilige/vertrouwde omgeving (eigen begeleiders, vrienden) kunnen deelnemen aan de activiteit. Luister hierbij goed naar hun noden en doe het mogelijke om alle drempels weg te werken.
• Denk na over alternatieve deelnamemogelijkheden en bedenk hoe mensen met een beperking mee(r) kunnen 'beleven': 
  • een blik achter de schermen 
  • een verwelkoming en inleiding door iemand van het koor
  • een ontmoeting met de dirigent of één van de artiesten voor of na de activiteit
  • een gegidste rondleiding in het gebouw
  • een hapje en een drankje en een rustplek in een aparte ruimte
  • enz.

Creëer kansen

• Werk belevenispakketten uit voor kwetsbare doelgroepen waarbij ze in een veilige/vertrouwde omgeving (eigen begeleiders, vrienden) kunnen deelnemen aan de activiteit. Luister hierbij goed naar hun noden en doe het nodige om zoveel mogelijk drempels weg te werken. 
• Overweeg om ook kwetsbare, of niet automatisch aangesproken doelgroepen, actief te laten deelnemen aan het evenement als koor, als medewerker,...
• Goed afspreken met een tussenorganisatie is van onschatbaar belang. Start tijdig met het verkennen van eventuele mogelijkheden.

Wist je dat...

• Assistentiehonden die als dusdanig herkenbaar zijn (jasje, beugel of speciale riem) altijd moeten worden toegelaten? Brief alle medewerkers hierover en voorzie eventueel water en een plek voor ontlasting van de honden.