Impulssubsidie

• Je koor moet aangesloten zijn bij Koor&Stem vzw.
• Je koor moet gevestigd en actief zijn in de provincie waar je de ondersteuning aanvraagt. 
• Projectpartners hoeven niet gevestigd te zijn in dezelfde provincie. Provincie-, taal- en landsgrensoverschijdende partners zijn zeer zeker welkom! Koor&Stem hecht zeer veel waarde aan een samenwerkingsverband tussen koren en verenigingen.
• Bij een meerkorenproject kan elk betrokken koor een aanvraag impulssubsidie indienen bij het bestuur van de eigen provinciale afdeling, op voorwaarde dat er in beide provincies een concert plaats heeft.  De twee provinciale besturen Koor&Stem plegen dan onderling overleg over de steun die aan het project kan verleend worden. Elke provinciale afdeling betaalt dat de afgesproken subsidie uit aan het koor uit de eigen provincie.

• Dien je dossier uiterlijk 3 maanden voor de start van het project in. Als we je aanvraag te laat ontvangen, loop je het risico dat je dossier niet meer volledig en tijdig onderzocht kan worden.
• Je kan maximum één project per twee jaar indienen.
• Je kan je aanvraag voor ondersteuning voor je koorproject alleen indienen via het formulier op deze pagina en dus niet per post of via e-mail.  Je krijgt meteen na het indienen een automatische bevestigingsmail, zo weet je meteen dat we jouw aanvraag goed ontvangen hebben.

Als je dossier aan de indienvoorwaarden voldoet zal Koor&Stem deze ontvankelijk verklaren. De volgende voorwaarden zijn hierbij belangrijk:

• Tijdigheid: het is raadzaam om het dossier uiterlijk drie maanden voor de start van het project in te dienen, anders loop je het risico dat de raad van bestuur jouw aanvraag onontvankelijk verklaart, wegens de onmogelijkheid om de aanvraag volledig en nog tijdig te onderzoeken.
• Volledigheid: alle vragen worden beantwoord.
• Vormvereisten: de aanvraag gebeurt via de procedure en wordt ingediend via de website van Koor&Stem.

Je aanvraag wordt behandeld door de provinciale afdeling van Koor&Stem in de provincie waar je actief bent. Eerst beoordeelt de secretaris je dossier op volledigheid, tijdigheid en de financiële kant van je dossier. Indien de secretaris geen vragen heeft, buigt de raad van bestuur van de provinciale afdeling zich over het inhoudelijke deel van je project en legt dit samen met het advies van de secretaris. De raad van bestuur neemt daarna een beslissing. De raad van bestuur argumenteert haar beslissing altijd (ook bij weerhouding) en brengt je op de hoogte van de gemotiveerde beslissing.

Je mag alle kosten indienen die nodig zijn voor het project. Wees realistisch in het uitwerken van je begroting. De secretaris van de provinciale afdeling toetst het realiteitsgehalte van de kosten. Een overduidelijke overschatting geeft een slechte indruk.

Lees eerst het dossier goed door zonder het in te vullen. Zo krijg je een goed idee van wat er gevraagd wordt. Schrijf je project voor jezelf uit, los van het dossier. Zo kan je achteraf nagaan of het geheel nog overzichtelijk is en of je alle informatie hebt meegegeven. Vraag raad indien iets niet duidelijk is. De provinciale afdeling kan daarbij altijd helpen.

Tip: Als je het dossier hebt ingevuld kan je het best eens laten lezen door een buitenstaander. Zo weet je of je een volledig, helder beeld hebt geschetst van wat je gaat doen.

Nee. Vul alleen iets in bij de criteria waar je zeker aan voldoet. Het is beter om goed te scoren op één criterium dan matig tot zwak op verschillende criteria. Laat de criteria waar je niet op inspeelt of niet aan voldoet leeg.

Het in te vullen dossier laat ruimte om aan te geven indien je ook ergens anders je projectaanvraag indiende.

Bij een meerkorenproject kan elk betrokken koor een aanvraag impulssubsidie indienen bij het bestuur van de eigen provinciale afdeling, op voorwaarde dat er in beide provincies een concert plaats heeft.  De twee provinciale besturen Koor&Stem plegen dan onderling overleg over de steun die aan het project kan verleend worden. Elke provinciale afdeling betaalt dat de afgesproken subsidie uit aan het koor uit de eigen provincie.

• Als je project werd goedgekeurd zorg je ervoor dat de provinciale afdeling van Koor&Stem in de communicatie en promotie van het project steeds wordt genoemd.
• De subsidie wordt na afloop van het project uitgekeerd.
• Om het subsidiebedrag te ontvangen, verwachten we dat je ten laatste twee maanden na afloop een eindverslag indient. 

Als je project niet werd goed gekeurd
Je ontvangt de opmerkingen van de raad van bestuur van de provinciale afdeling. Lees deze aandachtig door. Misschien kan je het project in aangepaste vorm een volgende keer opnieuw indienen?

Als eindverslag verwachten we een inhoudelijke en financiële evaluatie van het project. Beide verslagen moeten door twee leden van het bestuur van je koor worden ondertekend met "voor waar en echt verklaard".

Beschrijf de gerealiseerde acties in het kader van je project en vertel hoe deze bijgedragen hebben tot het al dan niet realiseren van de doelstellingen. Belangrijk is dat je aantoont dat de subsidie gebruikt is waarvoor ze werd toegekend. Indien het project toch wijzigingen onderging, licht je deze toe in het verslag. Meld belangrijke wijzigingen in je project steeds onmiddellijk aan Koor&Stem.

Het volstaat om voor het financiële verslag een overzicht van de inkomsten en uitgaven te maken. Je hoeft geen bewijsstukken mee te sturen. Die houd je wel ter plaatse bij.